【オープン社内報】限られた時間で最大の成果を出す優先順位の考え方ー毎週月曜のメッセージ 経営管理本部　本部長 雨越ー

経営管理本部 本部長の雨越です。毎週月曜に役員が持ち回りで社員向けに発信しているメッセージをオープン社内報としてシェアします。

限られた時間で仕事をする事に苦労している方が多いのではないかと感じています。そのような状況で仕事で成果を出すには仕事の優先順位付けが重要になります。ただ、仕事の優先順位をつけるための軸を明確に持っていないと成果は出ません。

そこで、本日は仕事の優先順位を付けるための方法についてお話します。

仕事の優先度は重要度と緊急度を軸に4種類に分けられます。

①重要度も高く、緊急度も高い仕事

②重要度は低いが、緊急度が高い仕事

③重要度は高いが、緊急度が低い仕事

④重要度も低く、緊急度も低い仕事

上記の仕事を図にまとめたのが時間管理マトリクスです。

①はその場で対応しないと大きな損失につながる仕事を指します。例えば締め切り直前の仕事やクレーム対応が当てはまります。

②は上司から依頼された仕事や顧客との折衝により生じる仕事を指します。会議や打ち合わせ、顧客からの電話やメール対応が当てはまります。

③は会社の事業に根本的に関わる仕事や、おざなりにしてしまうと長期的に影響が出てきてしまう仕事を指します。仕組みづくりや戦略の策定、健康管理が当てはまります。

④は他に依頼できるような仕事であり削減や外注が適切な仕事を指します。こちらには本来必要ない仕事が当てはまります。

以上を踏まえると時間管理マトリクスにすると以下になります。

では、どのように仕事の優先順位をつければよいのでしょうか。

その人が置かれている状況にもよりますが、①が最優先事項で④が優先順位が低い仕事です。

ただ、人によって②と③の優先順位が変わります。

普通は①→②→③の順に仕事をする方が多いのではないでしょうか。

短期的には①→②→③で問題ないですが、長期的に考えたときに同じ事を言い切れるわけではないのです。

①の仕事が増えてくると計画的に仕事をすることができなくなります。①の仕事は突発対応などの緊急度が高い仕事なので自分の計画通りに進まず、精神面でも体力面でも負担が増えてきます。そのため、長期的に考えると①を減らすことが重要になってきます。

そこで再度、時間管理マトリクスを見てみましょう。

実は初めから①は多くありません。③が①に遷移する可能性があるのです。

そのため③を着実に実行しておくと、結果的に①に当てはまる業務が少なくなります。

ただ、いざ働いてみると②の緊急度が高い仕事に優先的に取り組んでしまう傾向にあります。

時間は有限なので②を優先して仕事に取り組んだ結果、③が増えて、最終的に①が増えてしまうという悪循環に陥ります。

基本的には②の中でも緊急度を細かく見極め、③に取り組む時間を確保しましょう。

では③に取り組む時間を作るためにはどうすればいいのか。

例えば中長期的に取り組むべき業務について考える時間を業務を効率化するなどして意識的に作り出す、それも難しいようであれば上司と相談して業務を調整する等です。

このように①を減らすように試行錯誤しながら仕事をしていきましょう。

それでは今週もよろしくお願いいたします。

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