2021.08.16
【オープン社内報】テキストコミュニケーションの上達方法ーアナリティクス事業本部 本部長 山地ー
アナリティクス事業本部 本部長の山地です。毎週月曜に役員が持ち回りで社員向けに発信しているメッセージをオープン社内報としてシェアします。
本日は「テキストコミュニケーションとの上手な付き合い方」についてお話します。
日々、業務の関係者とやりとりする中で、テキストコミュニケーションの難しさを痛感する人がいると思います。例えば、「伝えたい情報が相手に伝わらず、アウトプットが期待していたものと異なっていた」という事例です。では、なぜこのような事象が起きてしまうのでしょうか。それはテキストでのやりとり特有の難しさが存在するからです。
テキストコミュニケーションは対面や電話に比べて、慣れるまでは難しさを感じます。しかし、適切に使用できるようになることで、仕事を進める上で大きな武器になります。
そのため、チャットでのやりとりの特徴を把握した上で、業務のシーン別に使い分ける必要があります。
そこで、テキストコミュニケーションと対面や電話のメリットとデメリットをまとめてみました。
▼テキストのメリット
・相手の業務を遮る必要がない
→テキストで情報を作ることで、文面を確認するタイミングを相手に委ねることができます。そのため、相手は都合の良いタイミングで情報を確認することができます。
・共有する相手の数に制限がない
→電話や対面と異なり、伝えたい相手の人数に制限がないため、多くの人に一律の情報を届けることができます。
・伝達内容を推敲できる
→伝えたい情報を推敲、精査する時間を確保することが可能なため、適切に相手に情報を届けることが可能です。
▼テキストのデメリット
・盛り込める情報が少なくなる
→稚拙な情報伝達をしてしまうと、本来伝えるべきことが欠落してしまうため、相手に伝えたい情報が伝わらない可能性があります。
・情報伝達タイミングが受け手に依存する（緊急性に不向き）
→テキストコミュニケーションは情報確認のタイミングが相手に依存します。そのため、緊急で進めなくてはいけない事象があっても、想定通りに物事を進捗させることが難しい場合があります。
・感情表現の難易度が高く、誤解が生まれやすい
→テキストコミュニケーションは口頭伝達での表情や声のトーンを伝えることが難しいです。そのため、伝え方によっては相手に誤解を生んでしまいます。
そこで、上記のテキストコミュニケーションのデメリットを克服するための解決策を3つ提示します。
1）相手目線で必要な情報を適切に盛り込む（5W1H※で構造化する）
→5W1Hで必要な情報を構造化することが重要になります。例えば「目的」「背景」「経緯」「補足情報」を盛り込むなどすると、情報に抜け漏れがなくなります。
※5W1Hとは、「When：いつ」「Where：どこで」「Who：だれが」「What：何を」「Why：なぜ」「How：どのように」といった英単語の頭文字を取ったもので、伝えたい内容をこの要素に沿って構成すると、情報を整理することができます。
2）相手の感情に配慮した表現を行う
→「お疲れ様です。」などの相手を慮るような表現を入れることで、テキストコミュニケーションのデメリットである感情表現を補足することができます。
3）緊急性が高い場合や謝罪等が必要な場面では電話や対面と併用する
→緊急を要する場合は、早急に相手に情報を伝える必要があるため、電話でやりとりすることが適切です。
→謝罪や相手に指摘をする等の直接的に感情表現を盛り込む事が必要な場合も電話と併用する事が重要です。例えば、チャットを送ってから電話をかける方法です。電話をすることでテキストのみでは伝わりにくい感情表現や補足情報を補完したり、その場で相手からの質問を受けたりすることで、有効なコミュニケーション方法を確立することができます。
以下、テキストコミュニケーションとの上手な付き合い方についてのまとめです。
1）テキストでのやりとりが適切に行えるようになると、ビジネス上での大きな武器になります。
2）テキストコミュニケーション力を上げるためには、テキストの特徴を理解した上で、文面の表現方法を工夫したり、電話や対面を併用して情報を補完したりすることが重要です。
みなさまもテキストコミュニケーションを上達させることで、今後のキャリア形成に活かしていきましょう。
それでは今週もよろしくお願いします。
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